Документирование бизнес-процессов.

04.06.2012 | Служба новостей Росфирм

Документирование бизнес-процессов

Если вы планируете получить сертификат ISO, то вам потребуется разработать и внедрить СМК, и одной из обязательных процедур станет документирование бизнес-процессов. Чтобы внести улучшения в некоторый объект, необходимо знать его текущее состояние. Усовершенствовать бизнес-процесс, не зная, что он собой представляет и как функционирует, сложно, поскольку будет непросто установить, какие начинания необходимо инициировать и дадут ли они в конечном итоге эффект. Таким образом, документирование процессов – первый шаг в любой деятельности по улучшению. Каким же образом это осуществляется? Рассмотрим важные моменты документирования.

Первый вопрос, который возникает – нужно ли документировать бизнес-процесс весь сразу или шаг за шагом? Выбор первого варианта предполагает, что процесс не будет документироваться, пока не начнется работа по его совершенствованию. Таким образом, документирование процесса станет первым действием по реализации проекта улучшения и будет ориентировано на следующие цели:

• Общее понимание совершенствования сути данного процесса: его действий и результатов, определения того, кто будет персонально реализовывать конкретные его шаги.
• Определение масштаба процесса путем соотнесения его границ со смежными процессами.
• При необходимости выделение более частных проблем в основном процессе.

Данный подход хорошо показал себя на практике, поскольку не надо документировать сразу все процессы – это можно сделать позже, когда потребуется. Этот метод подходит организациям, чьи ресурсы ограничены, а также предприятиям, где бизнес-процессы меняются достаточно быстро.

Второй подход отличается большей «глобальностью». Потребуется задокументировать все или большую часть бизнес-процессов. Если учесть, что сразу все процессы, протекаемые в компании, изучить невозможно, то станет ясно, что главная задача – задокументировать самые важные. Данный метод имеет следующие преимущества:

• Вовлечение в работу большего числа сотрудников. У персонала формируется положительное отношение к изменениям, во многих случаях создается мотивация, что важно для следующих проектов.
• Руководство составляет определенное представление об организации проектов по совершенствованию и их необходимости. Проделанная работа дает возможность создать базу для определения приоритетов с учетом общей схемы совершенствования компании.
• Подробное рассмотрение некоторых процессов позволяет определить их проблемные места.

По мнению специалистов, второй способ документирования более ценный, поскольку дает возможность глубже оценить потребности в ресурсах и времени. Он создает базу для самооценки, что в дальнейшем гарантирует менее затрудненную реализацию намеченных проектов по совершенствованию.

Впрочем, большинство фирм имеют неплохие основы для документирования процессов так, как это рекомендовано в стандарте ИСО 9000.

Предыдущая | Следующая